Background-Checks: Wieviel Katze darf aus dem Sack?

Background Checks. Was ist erlaubt? Was ist verboten? Bei erfahrenen Recruiter:innen hält sich hartnäckig die Meinung, dass der Mensch zum Schwindeln und zum Verschweigen neigt, wenn er sich Chancen auf einen interessanten und gut dotierten Job ausrechnet. Daher nutzen Personaler:innen Background-Checks, Hintergrundprüfung, Bewerberscreening und Pre-Employment-Checks, um im Rahmen einer Personalauswahl zusätzliche Auskünfte über die Bewerbenden einzuholen. So einfach wie es sich zunächst anhört, ist der Check allerdings nicht. Denn die Rechte von Bewerber:innen zum Schutz ihrer Person sind hier sehr weitreichend.

Um zu klären, was machbar ist, aber was Personaler:innen tunlichst unterlassen sollten, fragte JobStairs Prof. Dr. Wolfgang Jäger – Hochschulprofessor und ehemaliger Sprecher von JobStairs. „Klar, dass ein Personalverantwortlliche ein Interesse daran hat, Antworten auf Fragen zu finden, die sich aus den Bewerbungsunterlagen nicht ergeben. Schließlich liegt es in der Verantwortung, die Position anhand des Anforderungsprofils möglichst passgenau zu besetzen. Doch grenzen die Persönlichkeitsrechte der Bewerbenden sowie der Datenschutz die Recherche ein. Rechtsgrundlage für einen Background-Check bildet der § 32 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der am 1. September 2009 in Kraft getreten ist. Danach dürfen personenbezogene Daten eines/einer Beschäftigten, und dazu zählen laut § 3 BDSG auch Bewerber:innen, für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.“

Welche personenbezogenen Daten eines Bewerbenden dürfen Personalverantwortliche denn rechtmäßig erheben?

• Neben Name, Postanschrift und Telefonnummer gehören auch die Adresse der elektronischen Post zu diesen Daten, weil sie vor allem der Kontaktaufnahme schon vor dem Bewerbungsverfahren dienen.
  
  
• Jegliche Fragen nach ethnischer Herkunft, Religionszugehörigkeit, Weltanschauung, sexueller Identität, Behinderungen oder dem Lebensalter können leicht in eine Grauzone führen, weil sie gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen. Dessen Zweck ist es, vor potentiellen Benachteiligungen zu schützen, und es lässt eine unterschiedliche Behandlung einer Person nur zu, wenn die beruflichen Anforderungen dies erfordern. So ist die Frage nach der Religion zulässig, wenn der Bewerber oder die Bewerberin sich beispielsweise auf eine Stelle bei einer konfessionsbestimmten Einrichtung bewirbt.
  
  
• Gleichfalls unzulässig sind auch Fragen nach Krankheiten, Vorstrafen, laufenden Ermittlungsverfahren, einer möglichen Schwangerschaft oder dem bisherigen Gehalt. Ausnahmen müssen mit der Anforderung an den Beruf begründet werden, beispielsweise die Frage nach Vermögensdelikten für die Position eines Kassierers / einer Kassiererin.
  
  
• Ein Tabubruch ist überdies die Frage nach einer Schwerbehinderung.

Wichtig ist zu wissen, dass die Beschäftigtendaten nur unmittelbar bei den Bewerbenden erhoben werden dürfen, die sie zum einen in dem Lebenslauf angegeben haben bzw. in einem Vorstellungsgespräch freiwillig äußern. Möchte ein Unternehmen allgemein zugängliche Daten mittelbar erheben, muss dies dem Bewerbenden mitgeteilt werden. Aber auch dabei muss berücksichtigt werden, dass das Interesse des Arbeitgebenden das schutzwürdige Interesse des Bewerbenden, vor allem seine/ihre Persönlichkeitsrechte, begründet überwiegen muss. Für die Erhebung personenbezogener Daten bei sonstigen Dritten bedarf es sogar der ausdrücklichen Einwilligung. Stets müssen also Ausmaß und Art der Datenerhebung verhältnismäßig in Hinsicht auf den Zweck sein. Die missbräuchliche Erhebung personenbezogener Daten kann als datenschutzrechtlicher Verstoß juristische Folgen wie Bußgeldzahlungen bis hin zu Schadensersatzansprüchen nach sich ziehen.

Der Gesetzgeber gibt den Bewerber:innen sogar einen Freibrief zur Lüge an die Hand. Werden in einem Vorstellungsgespräch unzulässige Fragen gestellt, darf der Bewerber oder die Bewerberin unrichtige Angaben machen, ohne dass daraus rechtliche Konsequenzen drohen.
Der Handlungsspielraum bei der Erhebung personenbezogener Daten ist also eng gesteckt. „All das, was schon im normalen Bewerbungsverfahren unzulässig ist, gilt erst recht für einen Background-Check“, weist Professor Dr. Jäger auf die rechtlichen Risiken für Unternehmen hin, mit denen diese Form der Recherche behaftet ist.

Diese Gefahr besteht auch für das Stöbern in den Sozialen Medien, wie beispielsweise bei Facebook oder Instagram. Dieser digitale Raum dient doch mehr oder weniger der freiwilligen Präsentation des Privatlebens und der Kommunikation auf privater Ebene. Ein forschendes Eindringen in diese Privatsphäre bedarf wegen eines Eingriffs in die Persönlichkeitsrechte in jedem Fall des Hinweises an die Bewerbenden. Ausgenommen hiervon sind Plattformen wie Xing und Linkedin, die speziell für die Präsentation der beruflichen Qualifikationen genutzt werden.
Aber auch hier verwischen die Grenzen. So werden doch auch TikTok, Facebook oder Instagram heute ganz natürlich als Recriotiung Kanäle genutzt. Und zwar von beiden Seiten.

Erst wenn ein begründeter, d.h. belegbarer Verdacht besteht, dass ein Bewerber / eine Bewerberin gelogen hat, dürfen Informationen ohne Wissen eingeholt werden. Doch wer stellt schon jemanden ein, dem man nicht über seinen Lebensweg traut?